Ponts du mois de mai : optimisez votre temps

agendaCette année, le mois de mai est particulièrement court : 16 jours seulement pour travailler ou mener à bien ses activités, contre 15 jours fériés et chômés. Une aubaine ?
Il n’apparait pourtant pas si reposant ce mois de mai… Car la plupart du temps on doit mener à bien tout ce qu’on a à faire en beaucoup, beaucoup moins de temps. Si vous ne voulez pas partir en (long) week-end taraudé entre culpabilité et mauvaise conscience, vous devez absolument optimiser votre gestion du temps.

Le meilleur outil de planification reste la to-do-list papier, même si sa version électronique a de plus en plus le vent en poupe (comme Evernote ou Trello).
Chaque soir, inscrivez sur une feuille de papier, sans distinction la liste des choses à faire. J’ai toujours un carnet pour ça dans mon sac. Pour les tâches volumineuses, découpez-les en plusieurs sous-tâches qui peuvent être accomplies chacune en une fois.
Plus de craintes d’oublier, et un vrai plaisir à barrer ce qu’on a accompli !
La liste des choses à faire ne présente toutefois un intérêt que si elle s’assortit d’une planification. Faire : oui, mais quand ? Une bonne to-do list « s’éclate » donc sur l’agenda, avec comme visibilité la semaine.

Néanmoins, l’effet entonnoir est presque assuré en mai : il y a fort à craindre que tout ne tienne pas en si peu de jours. Il va falloir faire des choix, et la matrice d’Eisenhower devrait vous y aider. Cette méthode de priorisation des tâches, appliquée par le célèbre général américain, combine deux critères : l’urgence et l’importance d’une activité.
En croisant ces critères selon deux axes, on obtient quatre cadrans, dans lesquels on va répartir les éléments de la to-do list.

matrice Eisenhower

Le cadran A intègre les activités importantes et urgentes.
C’est à vous de les conduire, et sans tarder. Foin de la procrastination, on s’y met tout de suite !
Le cadran B regroupe les activités non urgentes mais importantes : elle peuvent être traitées dans un deuxième temps (prévoyez-le dès maintenant)
Le cadran C rassemble les tâches urgentes mais d’une importance relative : le mieux est de les déléguer ou de les sous-traiter.
Le cadran D recoupe les activités non urgentes et non importantes : ne serait-il pas plus utile de les laisser tomber ?

Faire des choix n’est jamais simple, car ils supposent des renoncements parfois culpabilisants, mais ils participent surtout à l’allégement de l’esprit et contribuent à vous faire encore mieux apprécier les temps de repos. Excellent mois de mai !

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